Papel Confidencial
El Área de Protección Ambiental (SEPA) del Servicio de Prevención y Protección de la Universidad de Córdoba se encarga de los procesos de recogida y eliminación de documentos que contienen datos personales, a fin de garantizar la confidencialidad de los mismos en cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales y siempre y cuando dicha eliminación sea procedente de acuerdo a la normativa vigente.
Los documentos que contienen datos personales no deben depositarse nunca en las papeleras ubicadas en los espacios de uso común de edificios ni en los contenedores intermedios de recogida selectiva ubicados en los accesos de éstos o en el exterior.
Asimismo, el SEPA se encarga de los procesos de recogida y eliminación de documentos en soporte papel que contienen datos confidenciales, entendiendo por éstos los datos que, aun no siendo personales, no deban o no sea conveniente que se hagan públicos.
Cuando los datos personales estén contenidos en otros soportes de almacenamiento como CD’s, DVD’s, casettes, disquetes, cintas de vídeo, diapositivas, trasparencias y otros formatos similares, se consideran residuos inertes y se deben depositar en el contenedor correspondiente (amarillo) una vez se haya procedido a su inutilización física, de modo que quede garantizada en todo caso su ilegibilidad que no son legibles en ningún caso. El SEPA no se encarga ya de la recogida y destrucción de este material.
No es competencia del SEPA establecer qué tipos de documentos administrativos y académicos, en cualquier soporte, pueden o no ser eliminados ni cuándo. Se recomienda que el responsable de su custodia, antes de solicitar su recogida al SEPA, consulte la información al respecto en la página web del Archivo General, que es la unidad competente en materia de documentos y archivos en el ámbito de esta Universidad, y difunde lo establecido por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos, órgano al que corresponde fijar las directrices para la conservación y eliminación de documentos y establecer los plazos de permanencia de los documentos en los diferentes archivos. En este sentido, antes de solicitar el servicio de retirada de documentos, consulte las recomendaciones para la eliminación de documentos en este enlace.
El SEPA no se ocupa de otros materiales como:
- Revistas, periódicos, folletos, trípticos.
- Libros de texto, apuntes.
- Manuales, libros de instrucciones
- Fundas o encuadernaciones de plástico
Se deberán desechar como residuos sólidos urbanos en el contenedor de papel y cartón o en el de inertes, según proceda
El SEPA dispone de un formulario mediante el cual se puede solicitar la retirada de documentos en soporte papel que contengan datos personales o confidenciales de los despachos y dependencias de la UCO. En caso necesario y bajo petición expresa, puede facilitar copia del certificado de destrucción a quien lo solicite. Puedes pinchar en el enlace a continuación para acceder a dicha solicitud (no olvides rellenar todos los campos de esta):
Solicitud de retirada de papel con datos confidenciales*
*IMPORTANTE:
- Para rellenar la solicitud, guardar los datos introducidos en ella y enviarla posteriormente por correo electrónico al SEPA, descárgala en tu equipo. Evita rellenarla desde el navegador de Internet, pues al imprimirla o guardarla, se pierden los campos que hayas introducido.
- La gestión de este tipo de residuo tiene un coste que depende del peso, por lo que el personal del SEPA se reserva el derecho de no realizar la recogida si observa que el papel con datos personales y confidenciales está mezclado con otros materiales.
- No se retirará papel con datos personales y confidenciales suelto (por la dificultad de su transporte en carretilla) ni recogido en bolsas, (se rompen durante el transporte y la manipulación). Sólo se admitirán cajas de cartón, preferiblemente las de tipo A4 (que han contenido previamente paquetes de folios) o de otro tipo y dimensiones, siempre que no superen los 20 kg de peso. Aquellos bultos que excedan ese peso no se recogerán hasta que su contenido se distribuya en cajas más pequeñas y se avise de nuevo al SEPA.
En caso de dudas sobre la conservación y eliminación de documentos, consulta con el Archivo General, en el 957 21 80 50 o Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
Si la duda es sobre el sistema de retirada, consulta con el SEPA mediante correo electrónico (Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.) o por teléfono (957 21 8790).
Te agradecemos el tiempo empleado en leer estas instrucciones y tu colaboración para que la gestión de los residuos de PVD sea la más adecuada a las disposiciones legales vigentes y, al mismo tiempo, correcta y respetuosa con el medio ambiente.